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合肥地铁档案数字化加工现场
- 2018-11-06 -

继2016年中标合肥城市轨道交通有限公司档案项目后,11月1日,我公司再接到合肥轨道交通档案扫描业务。公司立即派出专业人员带队深入地铁档案数字化加工扫描现场,开展档案扫描工作。

档案数字化工作流程,包括纸质档案扫描、图像处理、数据录入、质检和装订等具体环节。各工作环节内容及要求如下:

(一)档案扫描

1、每卷档案整理到一个电子文件夹下,每卷档案中的每份文件(卷内目录上的每一项)扫描为一个PDF文档。

2、基建档案扫描成双层PDF格式,其中涉及的文字内容可直接复制为文本。

3、扫描分辨率要求,使用300dpi扫描。档案内如有照片扫描采用不同分辨率,2寸以下的用600dPi以上扫描;其余用300dPi扫描。

(二)图像处理

1、应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、裁边、排序等处理,确保扫描件页面内容居中,档案原貌信息完整、不变、可读。

2、扫描图像字迹清晰、颜色恰当,图像整体倾斜小于3度。

(三)数据挂接

数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为合格后,进行批量挂接,比对、剔除重复件。著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到百分之百。

(四)数据验收

1、档案数据挂接验收。档号、扫描无漏页、扫描图像完整性的准确率必须达到百分之百。

2、档案实体验收。档案实体验收必须逐卷清点,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查,如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、装订不符要求、掉页、卷间文件颠倒等作为差错,合格率达到95%以上(含95%)予以验收通过。

(五)档案整理装订

在完成扫描后,如有拆除装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时,要保持档案的排列顺序不变,不得漏页、错页,不得压字,装订牢固、不掉页,做到安全、准确、无遗漏。同时,案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、空白页等增改情况,要求用黑色水笔进行书写,字体要求工整、清洁,不准出现涂改的现象。

(六)档案归还

在数据验收合格后,必须对档案实体进行逐卷清点,按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查;顺序错误、卷间文件颠倒等情况,要求重新进行处理。归还实体档案时,应做好实体的清点交接工作,并做好移交记录。

档案数字化加工可以提升档案的利用率,扩大档案的利用空间,使更多的人了解档案,使用档案。