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档案数字化加工管理新思路
- 2018-12-11 -

随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源,档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设,是档案事业适应时代和社会发展,加速档案管理现代化的客观要求,也是提高档案信息服务水平的必经之路。下面我们从探讨新时期档案数字化管理的必然性出发,分为几点来探讨档案数字化加工管理的新思路:

 ⑴领导决策阶层积极辅助完善档案数字化管理

  相关部门领导要充分认识到实现档案数字化管理的重要性,对于档案数字化管理工作予以全力支持辅助,创造出一套与当前时代发展相适应的管理方法。首先应该根据自身情况建立各项规章制度,比如可以将档案管理工作纳入到绩效考核中去,调动工作人员积极性。同时加大在软硬件方面的投入,为保证相关部门档案管理工作能够正常进行提供良好的基础,软硬件设施的完备加上制度的辅助作用,会加快我国对档案进行信息化管理朝着规范、科学化方向发展。  

  ⑵加强相关人员专业素质培训

  要想真正实现信息化的管理,就需要拥有一支爱岗敬业的相关专业技术人员。决策层应当建立一支专门的具备计算机技能、对软件开发和利用有经验的专业人员。为他们建立专门的科室,时时信任他们,建立相应的绩效管理制度,任务分解到个人,使他们做到各司其职。并且及时的对他们进行相关的培训,有条件的话可以邀请有关方面的专家来进行讲座,及时发散他们的思维,生活上关心他们,让他们真正做到踏踏实实搞研究,为相关部门实现真正的档案数字化加工管理贡献自己的一份力。

 ⑶及时更新完善相关信息

  中国文化源远流长,经过这么多年的演变,信息量之大难以估量。随着网络的不断发展,利用信息化技术实现信息的管理工作大势所趋。以往传统的文书档案管理工作者缺乏对档案系统的管理理念,对信息的更新不能做到既准确又及时,这就使得网络化档案管理工作趋于紊乱。因而应该加大对信息的管理力度,让工作人员改变以往事后整理数据的习惯,真正融入到收集资料的大潮中去,做到事前进行介入、参与事中去、事后及时跟踪,只有这样才能及时更新完善相关信息,从而确保各部门档案管理工作正常进行。

  ⑷资源为本、高效利用、依法治档

  档案主要用于对相关信息进行完整、真实的记录,旨在为相关部门工作提供相关信息,只有信息足够准确,才能真正实现档案本身的作用。而且,在网络不断发展的时代下,需要定期对相关人员进行法律知识方面的培训,各部门营造出一种依法治档的氛围,使得相关工作人员拥有较高的法律意识,比如可以组织时间进行法律方面的辩论会,或者将法律知识纳入考核绩效等方式,推动各部门向着法制化、制度化、科学化方向发展。建设档案管理信息化平台,大力倡导人们使用该平台,向他们讲解该平台的优势所在,这种平台的建立真正为社会各部门实现网络化管理建立了良好基础。

  ⑸建立数字电子档案

  加强档案数字化加工管理可以建立相关数字电子档案。数字电子档案一般以磁性材料为载体,将信息录入到光盘中,也可以将信息直接储存在电脑硬盘中。这种数字化电子档案的管理方式,可以让人们随时进行读取和下载,为人们获取信息带来了极大便利。但是这种数字信号为主的信息也较容易被人随意改动,对此可以规范相关的管理标准,设立特定计算机技术人员进行信息的管理工作,必要时可以对文件设置密码,以防资料信息被盗或丢失。

  档案数字化加工管理的为实现我国档案管理的信息化和网络化,为我国文明的传承,信息的广泛传播带来了新思路。互联网盛行的当今社会,将以往的文书档案管理模式转化为数字化管理模式更能与现如今社会发展相适应,人们的工作质量和生活水平在一定程度上也会得到很大提高。因而对档案进行数字化管理的工作方式势在必得,我们可以通过建立健全完善的信息资料库,配置足够完备的软硬件设施,合理利用相关技术人员,再加上领导的全力支持,实现档案数字化管理将不再是梦,我国社会在当前潮流下也会朝着科学化、制度化、规范化的方向发展。