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浅谈档案软件管理系统实施
- 2019-02-28 -

浅谈档案软件管理系统实施:随着信息技术的迅速发展,信息资源数字化、网络化的进程进一步加快,档案管理的信息化建设已经成一个备受关注的热点。企业、学校、政府单位等都需要对档案进行信息化管理,来适应当今社会的信息化、网络化发展趋势。

通俗来讲,软件开发将开发出相应的软件,解决对应的需求;软件测试是对已开发的软件进行功能及系统性测试,保障软件满足用户需求的同时,验证开发人员对功能的完成程度;软件实施介于用户与软件测试(或软件开发)之间,通过现场进行软件部署、功能调试、需求处理、培训及项目的收尾验收等等,其中涉及了项目入场到项目验收中各个阶段涉及的工作内容、工作要点以及注意事项。这些阶段包括:

一、项目入场

这个阶段需要完成项目从商务到实施的交接,项目实施团队组建以及入场前客户环境是否满足入场的确定。具体细的工作很多:合同解读、入场前调研、实施团队组建、入场项目人员生活及工作环境安排等等。

二、业务调研

入场之后,需要相关的实施人员去相关的用户方调研现有业务流程,了解各不同业务用户的期望,目前存在的问题,急需要解决的问题等等,建议全程协调信息化相关人员的参与。

三、环境准备

了解的客户的业务流程及需求之后,接下来要进行现场环境的准备,部署系统,通过实际的业务系统实现现场的模拟环境演示。

四、基础数据准备

基础环境、业务流程确定之后,需要实施人员配合用户完成业务系统基础数据的准备工作。

五、客户培训

正式生产库部署完毕,业务流程控制及基础数据的导入,接下来可以开展客户的业务操作培训,培训方式多种多样,可以PPT讲授、也可以模拟正式环境实际操作。

六、试运行

档案软件管理系统

选择业务流程全、用户信息化水平高,支持信息化的相关用户或部门作为试点科室,进行业务流程的试点运行。

七、正式运行

试运行结束之后,项目组与建设方确定一个时间节点,正式全部使用信息化系统。

八、项目收尾

项目稳定运行一段时间,实施项目经理可以组织相关干系人开展项目收尾工作,统计收集用户需求,进行统一处理。

九、项目验收

项目组提交验收申请,组织甲方、监理方召开项目验收会议。(这个阶段完成是软件项目实施团队减压的时间)

十、项目移交

项目验收之后,实施项目经理组织人员进行项目的移交工作,将文档、材料、用户关系移交至公司售后部门。

这样一个流程走过来,实施团队人员可以开始下一个项目的实施了,周而复始,软件实施就是这样,哪里有项目,我们就去哪里。

对于软件项目实施或管理人员而言,单纯的了解项目实施中涉及的各个阶段是远远不够的,还需要掌握一些项目实施的软技能。

软件实施在实际工作的开展中,会涉及业务的基础数据、业务流程以及数据统计等等,那这些事项终末的确定需要甲方(建设方)相关人员去拍板,这就要求实施人员必须可以和用户进行有效的沟通,在沟通的过程中,既要保障公司利益的较大化,又要实现用户的需求。

档案软件管理系统

学会通过时间、进度、成本、风险、整体、范围等进行项目的管理,提升对实施项目的整体及细分阶段把控能力,这一点的提升,大家可以通过PMP以及国内项目管理师软考的学习入门,然后结合实际的项目去操作,开始的时候,项目的整体把控并不是很精确,例如成本超支进度滞后、或是进度超前成本未超支等等,遇到这些情况都属正常现象,只有经过实践,才能慢慢的摸索出一套适合自己的项目管理与把控的方法。

档案软件管理系统:软件实施人员需要掌握的软技能远远不止上面提到的五点,如果业务时间比较充裕的话,可以多看看售前、研发、销售、行业杂志相关的书籍,相信会有很多的思路和想法!